Getting Things Done – 01 – Mieux s’organiser grâce à la méthode GTD

Ce billet est le premier d’une série d’articles sur la méthode Getting Things Done (GTD) et sa mise en pratique.

 

Pour faire suite à ma présentation sur la méthode GTD, je vous propose une série de cinq billets consacrée aux aspects pratiques de la méthode GTD.

 

Pourquoi une méthode d’organisation ?

Être indépendant, c’est assumer tous les domaines de responsabilité liés à son activité : gestion des projets, contact avec les clients, prospection, comptabilité, etc. Sans oublier la vie personnelle !

Avoir un sens inné de l’organisation ne suffit pas toujours. Oublis, sentiments d’être trop souvent débordé ou de travailler constamment dans l’urgence sont autant de symptômes d’une mauvaise organisation.

 

La méthode Getting Things Done : un remède au stress

La méthode Getting Things Done (GTD) est une méthode d’organisation développée par David Allen . Elle a pour but d’aider à :

  • éliminer l’anxiété et le sentiment d’être débordé,
  • éliminer l’impression de se trouver devant un mur infranchissable dès qu’une tâche est complexe, en décomposant celle-ci en « briques » plus faciles à réaliser,
  • réévaluer et rester concentré sur ses objectifs en toutes circonstances,
  • garder une attitude positive envers les tâches que l’on ne réalise pas.

Allen propose une solution simple : capturer dans un système fiable la totalité des informations, idées et projets en suspens qui nous occupent l’esprit. En se reposant sur une sorte de « mémoire externe », l’esprit est libéré et donc disponible pour se concentrer sur l’essentiel : la réalisation des tâches et la poursuite de ses objectifs.

Ce système se compose tout simplement d’une liste de tâches et de projets, ainsi qu’un dossier pour ranger tous vos documents de référence (c’est-à-dire tous les documents qui ne sont pas utiles immédiatement pour une action précise, mais dont on aura peut-être besoin à l’avenir) ainsi que d’un agenda. Vous pouvez choisir de tenir vos listes sur papier ou sur un logiciel (différentes applications sont d’ailleurs présentées dans un autre billet).

Ça a l’air simple, non ? Ça ne l’est pas tant que ça.

 

Une méthode en 5 étapes

La méthode GTD consiste en 5 étapes distinctes, que je vais résumer très brièvement.

1. La collecte

La première étape consiste à se « vider la tête », c’est-à-dire noter tout ce que vous avez actuellement à l’esprit : tâches précises à réaliser, idées générales, projets en attente, etc. Ne vous étonnez pas si vous aboutissez à plusieurs centaines de tâches… Il faudra également regrouper tous les objets et documents qui ne sont pas à leur place (par exemple tous les dossiers empilés sur votre bureau ou le contenu d’un dossier « À traiter »).

Il reste ensuite à concevoir un système de classement des documents de référence : vous pouvez par exemple choisir de les ranger dans des dossiers classés par ordre alphabétique, ou par thématique, selon ce qui vous convient le mieux.

2. Le traitement / 3. L’organisation

Étape suivante : prendre le premier document en haut de la pile et le traiter comme suit :

    • S’il s’agit d’un document de référence (par exemple : un relevé de compte bancaire que vous devez conserver), classez-le.
    • Si l’action notée prend moins de 2 minutes, réalisez-la immédiatement (exemple : confirmer la bonne réception d’un e-mail).
    • Si l’action notée prend plus de 2 minutes, inscrivez-la sur votre liste de tâches ou sur votre agenda s’il s’agit d’un rendez-vous ou d’une action à réaliser à des horaires bien précis (par exemple : appeler tel client entre 9 h et 10 h le lendemain, la seule plage horaire où il sera joignable).
    • S’il s’agit d’un projet (c’est-à-dire un résultat à atteindre nécessitant plusieurs actions), vous allez devoir le planifier.

Exemple : j’ai noté sur une feuille volante « Acheter un nouvel ordinateur ». Je le consignerai dans ma liste de tâches ainsi :

  • Acheter un nouvel ordinateur [mon projet, c’est-à-dire le résultat à atteindre]
    • Définir mon budget [ma prochaine action]
    • Comparer plusieurs ordinateurs
    • Me rendre au magasin pour acheter le matériel

Il est important à cette étape de formuler clairement le résultat à atteindre (avec un joli verbe à l’infinitif, ça incite à l’action, à ce qu’il paraît !), mais aussi la prochaine action (next action) à réaliser et qui me rapprochera de ce but (ici, définir un budget). Une fois cette première tâche réalisée, la « prochaine action » sera alors « Comparer plusieurs ordinateurs ». Décomposer un projet qui vous semble d’emblée insurmontable (notamment parce que vous ne savez pas par où commencer) en « briques » séquentielles élimine le sentiment de blocage. Car c’est bien connu, le plus dur, c’est de commencer…

Vous allez appliquer ce principe de collecte au quotidien : tous les jours, « empilez » la totalité des documents, idées ou actions à réaliser et traitez-les un par un comme expliqué précédemment.

4. Le passage en revue

Toutes les semaines (par exemple le vendredi après-midi, histoire de bien terminer la semaine), vous allez passer en revue votre liste de tâches et de projets ainsi que votre agenda. L’objectif est de cocher les tâches réalisées, de définir les prochaines actions, de supprimer les projets obsolètes, etc. Bref, de tenir votre liste à jour. Le passage en revue, bien que chronophage, est une étape indispensable. Selon David Allen, la méthode ne peut avoir des effets positifs que si l’on a la certitude que l’on peut se reposer totalement sur le système.

5. L’action

Une fois les tâches organisées, il faut bien les réaliser… On choisira quoi faire à un moment selon quatre critères : le contexte où l’on se trouve (au bureau, en déplacement, à la maison, au téléphone, etc.), le temps et l’énergie disponibles ainsi que la priorité de la tâche.

 

Quelques petits inconvénients

L’un des principaux reproches faits à la méthode GTD est que l’on passe davantage de temps à organiser les tâches qu’à les réaliser. C’est surtout vrai au moment de la mise en place initiale du système. David Allen préconise ainsi de se réserver plusieurs jours pour la collecte et le classement initiaux de tous les documents.

Il faut ensuite prendre le temps d’effectuer une collecte quotidienne et les revues hebdomadaires qui sont indispensables à la fiabilité du système. Cela demande une discipline considérable, qu’il est parfois difficile de maintenir sur le long terme.

Mais dans l’ensemble, vous devriez trouver plus d’avantages que de contraintes, tant que vous savez rester souple et ne vous laissez pas dominer par le système.

 

Réduire le stress : il a la clé, Allen !

En ce qui me concerne, la promesse faite par David Allen est tenue : dès les premiers mois, j’ai ressenti une réelle baisse du stress lié au travail. Aujourd’hui, après quatre ans de pratique, je ne me sens jamais débordée. Surchargée de travail oui, mais pas noyée sous le flot continu d’informations et de nouvelles tâches à réaliser.

  • L’esprit est libéré, car il se fie totalement au système.
  • On a un véritable sentiment de maîtrise. En planifiant chaque action et donc en anticipant, vous prenez des décisions éclairées sur ce que vous faites (et surtout sur ce que vous ne faites pas dans l’immédiat !). Bref, vous ne subissez plus la surcharge de travail, vous la contrôlez.
  • Cette méthode permet de mettre réellement à profit les périodes de baisse d’activité. Si j’ai devant moi tout un après-midi de libre (c’est rare, mais ça peut arriver !), je choisis très rapidement et sans tergiverser mes tâches à réaliser dans la liste de mes objectifs en cours, selon les quatre critères décisionnels (contexte, temps, énergie, priorité).
  • Dernier avantage, et non des moindres : la fiabilité que vous gagnez au quotidien se reflète obligatoirement dans la qualité des prestations que vous proposez à vos clients !

 

Pour aller plus loin

  • Allen, David, Gettings Things Done, The Art of stress-free productivity, Penguin Books. ISBN : 978-0142000281
  • Allen, David, S’organiser pour réussir, Éditions Leduc.s. ISBN : 978-2848992099
  • GTD Cheatsheet – The Workflow

Tout cela est encore un peu flou ? Le deuxième billet sera consacré aux outils et au matériel que j’utilise. Le suivant vous donnera un exemple de la méthode au quotidien. En attendant, n’hésitez pas à lancer la discussion dans les commentaires !

4 thoughts on “Getting Things Done – 01 – Mieux s’organiser grâce à la méthode GTD

  1. Merci Blandine. Ta présentation m’avait déjà incitée à acheter le livre de David Allen ! Je le trouve plein de bon sens et de ‘trucs et astuces,’ et assez convaincant. Je suivrai avec intérêt tes billets pour apprendre un peu plus sur la mise en pratique de la méthode.

  2. Merci pour cet article Blandine. Je me suis moi-même mis à la méthode GTD depuis 2 ans via l’application iPad Beesy qui utilise celle-ci. Et c’est vrai que ça fait une sacrée différence, on a l’esprit beaucoup plus libre. Et en plus, Beesy me permet de prendre des notes structurées, de générer un CR automatique, d’attribuer les tâches aux bonnes personnes et de suivre mes actions, le tout en une seule app. Bref je le recommande à tous mes collègues, tu devrais tester aussi.

  3. Bonjour,

    merci pour cet article. Mon commentaire est juste pour vous informer que depuis quelques mois, David Allen propose aussi des séminaires et des formations à la méthode GTD en France (enfin !), pour celles et ceux qui voudraient aller plus loin que le livre (qui est super, mais répond mal aux questions qu’on lui pose ! ;-)). Toutes les infos sont sur le site GTD France (https://www.gtdfrance.com/), émanation officielle de David Allen Company en France (donc). Il y a aussi les dates des prochains Meetups, rencontres gratuites entre personnes qui pratiquent GTD, juste pour échanger.

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