Getting Things Done – 02 – Les outils pour réussir

Ce billet est le deuxième d’une série d’articles sur la méthode Getting Things Done (GTD) et sa mise en pratique.

Dans un premier billet, je résumais les grands principes de la méthode GTD. Passons maintenant à la pratique.

La suite de cette série sera consacrée à ma propre mise en œuvre de la méthode GTD. Loin de moi l’idée de prétendre que j’ai trouvé LA meilleure solution ; ces articles visent uniquement à vous donner une idée de la manière dont cette méthode peut être mise en pratique en conditions réelles, mais également à vous faire réfléchir à votre propre organisation. N’hésitez pas à lancer la discussion dans les commentaires !

 

Le matériel

J’ai mis en place la méthode GTD avec le matériel suivant :

  • un meuble de rangement à dossiers suspendus pour le dossier de références « physique »,
  • un agenda papier,
  • l’application en ligne Toodledo pour la liste de tâches,
  • l’application Evernote pour le dossier de références « électronique ».

 

Les références : un gros dossier

Rappel : le dossier de références accueille tous les documents qui ne sont pas utiles immédiatement pour une action donnée, mais auxquels on peut avoir besoin de se reporter à tout moment, ou que l’on doit tout simplement conserver pour des raisons légales.

 

Le dossier de références papier

C’est l’organisation initiale du dossier de références qui m’a posé le plus de problèmes. L’important étant qu’un document ne puisse être rangé qu’à un seul endroit, pour pouvoir le retrouver le plus rapidement possible.

J’utilise un meuble réservé à mes documents personnels et un autre pour tout ce qui est relatif à mon activité : contrats, pièces comptables, documents URSSAF, RSI, etc.

Chaque dossier suspendu correspond à un organisme ou à une thématique et contient des chemises et des sous-chemises. Les dossiers suspendus sont classés par ordre alphabétique.

Exemple :

    • Dossier Assurance
      • Chemise Compagnie A
        • Sous-chemise Contrats
        • Sous-chemise Correspondance, etc.
      • Chemise Compagnie B
        • Sous-chemise Contrats
        • Sous-chemise Correspondance, etc.
    • Dossier Banque
      • Chemise Banque A
        • Sous-chemise Relevés de compte
        • Sous-chemise Correspondance
        • Sous-chemise Contrats, etc.
    • Dossier Comptabilité
      • Chemise Factures émises
        • Sous-chemise Factures dues
        • Sous-chemises Factures payées
      • Chemise Pièces comptables

 

Organisation obsessive, dites-vous ? Que nenni, à la base, je suis plutôt complètement bordélique très désorganisée… Mais soyons réalistes : on ne peut pas être efficace et désorganisé quand on travaille seul.

L’idéal est de faire le tri dans ce dossier une fois par an en jetant et en archivant un maximum.

Si vous avez des documents très spécifiques (contrats clients, etc.), il peut être judicieux de les ranger dans un meuble qui leur est réservé.

La méthode GTD, une excellente manière de devenir complètement maniaque
La méthode GTD, une excellente manière de devenir complètement maniaque

 

Le dossier de références électroniques

À l’ère du tout numérique, comme on dit, la plupart des références sont au format électronique.

Le logiciel Evernote est une solution intéressante, qui présente plusieurs avantages :

  • une version gratuite très complète,
  • une présentation très conviviale sous forme de carnets de notes,
  • une synchronisation sur plusieurs ordinateurs ou appareils mobiles,
  • des fonctions de recherche très efficaces, soit en plein texte, soit par l’intermédiaire des étiquettes (tags),
  • la possibilité de joindre des fichiers (PDF par exemple) à des notes.

Son point faible est à mon sens la trop grande simplicité de mise en forme des notes.

Screenshot Evernote
Evernote, ça ressemble à ça

Mon carnet de notes Références est organisé en plusieurs carnets thématiques :

  • Comptabilité et obligations légales
  • Marché de la traduction
  • Outils de travail, etc.

C’est ici que je conserve toutes les informations qui pourront m’être utiles un jour ou l’autre : informations glanées sur Internet ou lues sur les listes de discussion et les forums, etc.

En centralisant systématiquement ces informations, vous évitez le fameux « je crois bien l’avoir lu quelque part, mais alors où ça… » et vous vous constituez une base de connaissances très précieuse.

J’ai mis en place une arborescence strictement identique sur le disque dur de mon ordinateur pour tous les documents que je ne souhaite pas ajouter à Evernote pour des raisons de confidentialité. Ce n’est certainement pas la solution idéale mais elle me convient pour l’instant.

 

La liste de tâches sur Toodledo

J’utilise la version payante de Toodledo, une application web qui se caractérise par son nom rigolo et une interface un peu moche, mais surtout par sa conception très orientée GTD.

Vous pouvez bien sûr utiliser un simple cahier pour votre liste de tâches, mais un fichier Word ou Excel (ou OpenOffice, ou autre) est, je pense, un minimum (attendez-vous à avoir plusieurs centaines de tâches dans votre liste…)

Au moment de choisir le meilleur outil pour votre liste de tâches, posez-vous les bonnes questions :

  • Avez-vous besoin d’accéder à votre liste sur un ordinateur portable ou sur votre mobile ? (application locale / mobile)
  • Aurez-vous besoin d’importer ou d’exporter les tâches ? (formats proposés)
  • Quel est le degré de confidentialité ? (cloud ou non)
  • Quel est le niveau de détail nécessaire pour mes tâches ? (uniquement le titre de la tâche ou plusieurs attributs (contexte, priorité, etc.)

Toodledo propose des champs correspondant aux différentes recommandations de la méthode GTD :

Context : bureau, téléphone, déplacement, etc.

Goal : objectifs à court et long terme, un objectif à court terme pouvant contribuer à un objectif à plus long terme

Due date : date d’échéance de la tâche

Repeat : pour les tâches récurrentes

Length : temps que j’estime devoir passer sur la tâche

Priority : 3 niveaux de priorité positifs + 1 niveau négatif

Status : action suivante, tâche déléguée, etc.

Toodledo
Elle est belle ma liste, elle est belle

La fonction Repeat est particulièrement intéressante, puisqu’elle permet de définir une tâche comme récurrente à n’importe quel intervalle (tous les jours, tous les lundis, tous les jours ouvrés, etc.).

Autre petite fonctionnalité bien sympathique : le « Scheduler ». Vous entrez le temps que vous avez devant vous et le contexte dans lequel vous vous trouvez, et l’application vous sort bien gentiment une liste de tâches que vous pouvez réaliser dans le temps imparti, en fonction de la priorité et de la date d’échéance.

Je rentre dans Toodledo l’ensemble de mes tâches personnelles et professionnelles (j’utilise le contexte pour les distinguer), sauf tout ce qui concerne la planification de mes projets de traduction (nombre de mots à traduire par jour, etc.), tout simplement parce que je trouve que ce système n’est pas assez flexible lorsque mon planning d’une journée change plusieurs fois par jour selon l’arrivée des commandes. Je suis également les tâches en attente ou déléguées grâce au champ Status (Delegated, Waiting).

Si cet outil vous intéresse, les forums de Toodledo regorgent d’astuces et de conseils pour la mise en pratique de la méthode GTD.

 

L’agenda

David Allen préconise d’utiliser l’agenda uniquement pour les tâches à réaliser à une date et à une heure donnée (rendez-vous, etc.)

J’utilise l’agenda autrement : il me sert à planifier à la fois mes rendez-vous et mes projets de traduction (c’est-à-dire le nombre de mots que je dois traduire ou relire tel jour sur telle plage horaire). Comme mentionné précédemment, les projets de traduction sont les seuls éléments que je n’intègre pas à ma liste de tâches.

 

Quelques outils à tester

Il existe moult outils orientés GTD. Je n’ai pas pu tous les tester, mais voici déjà une petite sélection d’outils gratuits qui semblent intéressants :

  • todo.txt : liste de tâches au format .txt, donc universel
  • Remember The Milk : application de gestion des tâches en ligne
  • Wunderlist : application pour à peu près tous les appareils

Si vous utilisez déjà ces outils, ou si vous avez quelque chose à dire en attendant le prochain billet, n’hésitez pas à partager votre expérience dans les commentaires !

Les autres articles de la série

6 thoughts on “Getting Things Done – 02 – Les outils pour réussir

  1. Sujet passionnant !

    Le rêve d’avoir quelques jours devant soi pour s’y plonger vraiment… J’utilise depuis peu le logiciel 2Do qui n’est pas une application GTD stricto sensu, mais qui semble pouvoir être adapté en ce sens.

    Spontanément, j’ai employé la même division que toi : agenda (électronique) pour les rendez-vous à date fixe (persos et pros), les dates/heures butoirs pour la livraison des commandes et l’emploi du temps (la répartition sur la journée du travail de traduction) + liste de tâches (sur 2Do) pour toutes les tâches non fixées dans le temps.

    Y a-t-il des ressources en français sur la méthode GTD qui soient particulièrement recommandables, hormis le livre d’Allen ?

    Merci en tout cas pour cette série !

    1. Comme tu dis Jean-François : pour s’y mettre vraiment, il faut prévoir au minimum quelques jours de congés où on ne fera que ça… (ça ne fait pas franchement rêver de commencer ses vacances ainsi !)

      Merci pour le lien vers 2Do. Je n’ai parlé que de logiciels sous Windows, mais il y a aussi plein d’applications sur Mac.

      Quant aux ressources en français, je n’ai rien trouvé de vraiment incontournable au cours de mes recherches ! La méthode a l’air d’être assez bien reçue dans les pays francophones, mais on trouve bien plus de ressources en anglais sur les blogs de développement personnel américains (comme 43folders, par exemple).

      Dommage…

  2. Merci Blandine, moi aussi tu m’as donné envie de m’y mettre ! Effectivement le travail de collecte est looooong ! Mais ça m’oblige à (enfin) classer des papiers qui traînent partout depuis bien trop longtemps.

    Dis-moi, sur certains sites en anglais j’ai vu qu’ils préconisaient également un système d’échéancier en 43 dossiers (1 par mois et 1 par jour du mois en cours), pour y ranger les documents dont on va avoir besoin à l’avenir… Tu n’en parles pas, j’en conclus que tu n’utilises pas ça dans tes outils ?

    Je me pose la question, car moi ce système d’échéancier m’avait paru un peu compliqué…

    En tout cas merci encore pour cette série !

    1. @Jeanne :

      Merci pour ton commentaire !

      Effectivement, cet échéancier à 43 dossiers (tickler file) fait partie des recommandations de David Allen.
      Il doit permettre de « s’envoyer des rappels » à une date donnée et de ranger les documents dont on aura besoin un jour précis. Je n’en parle pas dans mes billets tout simplement parce que je ne l’ai jamais utilisé.
      Pour les rappels à mon « moi du futur », la fonction « Due date » de Toodledo me suffit amplement : puisque Toodledo est ouvert en permanence sur mon ordinateur et que je le consulte plusieurs fois par jour, je ne rate rien.
      Pour les documents dont je pourrais avoir besoin : déjà, je n’ai pas énormément de documents papier, ça règle pas mal de problèmes. 😉 Pour tout ce qui est billets de train, de concert, etc., je les glisse dans mon agenda à la date du voyage ou de l’événement.
      Pour les autres documents, je les range dans mon dossier de références. Par exemple, si je reçois une facture à payer dans les 30 jours, je range la facture dans mon dossier Comptabilité/A payer, et je crée une tâche dans Toodledo à la date où je souhaite faire le paiement.
      Idem pour tous les autres types de documents (préparation de réunion, etc.). Si vraiment j’ai peur de ne pas retrouver les documents le jour J, j’indique leur emplacement dans le champ Note de ma tâche sur Toodledo.

      Je pense que l’échéancier à 43 dossiers serait redondant dans mon cas. Pour le coup, Toodledo est vraiment complet à cet égard. 🙂

  3. Bonjour Blandine,

    Je découvre ton blog aujourd’hui, car je suis en pleines recherches sur la méthode GTD. J’ai prévu aussi deux-trois jours pour faire le tri, et, comme toi, j’ai l’impression d’être face à une « montagne » pour définir mon dossier de références.

    J’utilise déjà Evernote, mais c’est un vrai « foutoir »… 🙂

    Visiblement, tu as dupliqué ta structure Evernote sur ton Disque dur: est-ce que c’est toujours le cas? Est-ce que quelque chose a évolué depuis la parution de ta série?

    Allez, j’y retourne.

    En tout cas, merci pour ces différents billets sur GTD: ça permet de canaliser un peu ses efforts et de cibler ses choix.

    (à ce propos, j’ai décidé d’utiliser todoist.com, qui présente l’avantage d’être disponible en multiplateforme. j’avais aussi testé en son temps toodledo, mais pas très convaincu par l’ergonomie… 🙂 )

    Bonne continuation_

    Christian

    1. Bonjour Christian,

      Merci pour ton commentaire !
      Je suis restée fidèle à mon organisation Evernote + disque dur, elle me convient très bien. Je n’ai pratiquement pas modifié l’arborescence. Le seul changement notable est la création d’un carnet intitulé « Timeline » et qui accueille toutes les notes temporaires qui ne sont pas censées me servir de nouveau par la suite : plans d’accès et coordonnées pour des réunions, etc. J’en garde quand même une trace car « on ne sait jamais », mais cela ne vient pas « polluer » mes carnets bien rangés.

      Je comprends cette sensation d’être face à une montagne quand on doit tout classer d’un coup. Peut-être peux-tu te fixer un objectif de classement journalier, par exemple 1 dossier le matin et 1 dossier le soir, ou 10 notes Evernote par jour, etc. ? Cela pourrait t’aider d’une part, à commencer, et d’autre part à dégager l’arborescence qui va bien petit à petit. 🙂

      Bonne continuation !

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