Getting Things Done – 05 – Reprendre le contrôle

Ce billet est le cinquième et dernier d’une série d’articles sur la méthode GTD et sa mise en pratique.

Après avoir mis en place la méthode GTD ou toute autre méthode d’organisation depuis quelque temps, il peut arriver que le sentiment de travailler dans l’urgence et de n’avoir « jamais le temps » revienne.

Que faire quand vous vous trouvez face à cette situation ?

Arrêtez tout et essayez de comprendre les causes. Vous pourrez rencontrer plusieurs cas de figure :

 

J’ai trop de choses à faire en une journée.

Revoyez à la baisse vos ambitions. Ne prévoyez pas trop de tâches à faire pour le lendemain, redéfinissez vos priorités.

 

Je subis trop d’interruptions, je n’arrive pas à me concentrer et à avancer.

Fermez votre messagerie pendant une heure ou deux et concentrez-vous sur la tâche en cours. Prévoyez ensuite une période où vous ne ferez que traiter et répondre aux e-mails. Si cela fonctionne, vous pouvez envisager de fonctionner ainsi au quotidien : réserver des plages horaires pour traiter les e-mails. Si vous recevez un e-mail urgent et que vous ne répondez pas immédiatement, votre interlocuteur vous passera certainement un coup de téléphone. S’il ne vous appelle pas, c’est que ce n’était pas si urgent !

Ne créez pas vous-même l’urgence que l’on ne vous impose pas. Même si vous vous devez d’être réactif, le ciel ne vous tombera pas sur la tête si vous ne répondez pas dans le quart d’heure.

incendie
Cet impressionnant feu de forêt n’a absolument pas été provoqué par votre délai de réponse à votre client.

 

J’ai des dizaines d’e-mails à envoyer, des projets à préparer, je ne sais pas par où commencer.

Respirez, prenez une feuille de papier et faites une liste de toutes les nouvelles tâches qui viennent d’arriver. Ensuite, réalisez l’action qui vous prend le moins de temps (par exemple confirmer la réception d’un e-mail). Barrez l’action et procédez de même pour la suite. Le plus dur, c’est de commencer. Réaliser une première action donne une impulsion positive, noter tout sur papier vous permet de mieux organiser vos pensées.

Mon expérience m’a appris que c’est justement au moment où l’on se sent le plus débordé qu’il faut prendre quelques dizaines de minutes pour « se poser » et organiser ses pensées et ses actions.

Ne vous laissez pas déborder. Je suis persuadée que l’on est rarement submergé à proprement parler, mais plutôt que l’on est souvent soi-même à l’origine de ce sentiment d’urgence permanente. Si vous acceptez le fait que certaines tâches sont moins prioritaires que d’autres, que certains e-mails peuvent attendre, que la longueur d’une journée est limitée, alors vous garderez le contrôle.

Cette série de billets sur la méthode Getting Things Done est maintenant terminée. N’hésitez pas à continuer la discussion dans les commentaires. Si vous avez commencé par la fin, vous pouvez bien entendu terminer par le début en parcourant ces premiers (et passionnants) billets !

One thought on “Getting Things Done – 05 – Reprendre le contrôle

  1. Bonjour et merci pour ce retour d’expérience.

    Je suis tombé par hasard, et pas rasé, sur votre site, lors d’une nuit d’insomnie où j’ai réalisé que je n’étais peut être pas compétent pour m’organiser et qu’il était peut être temps d’aller voir comment les autres font… bien m’en a pris, de nouvelles perspectives s’ouvrent à moi…

    Bonne continuation et merci encore.

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